Gestão Inteligente de Solicitações Internas

“Como podemos organizar e rastrear as solicitações internas da Empresa Âncora para reduzir atrasos, perdas de informação e falhas de comunicação entre setores?”

A Empresa Âncora sofre com a informalidade na gestão de demandas internas entre setores (Administrativo, Financeiro, Matriz e Indústrias). Atualmente, a comunicação e o envio de documentos ocorrem de forma dispersa via WhatsApp, e-mail e controles individuais, sem histórico centralizado ou status de acompanhamento. Essa ausência de padronização impede que a organização tenha visibilidade sobre o andamento das solicitações, gerando um ambiente de incerteza operacional.

As causas raiz são a ausência de uma plataforma única de chamados e a dependência de processos manuais e informais. Não há definição de responsáveis por prazos, prioridades ou evidências de entrega, o que faz com que a gestão das tarefas dependa da memória individual dos colaboradores. A comunicação fragmentada entre a Matriz e as unidades industriais agrava a perda de informações e o retrabalho.

Os efeitos negativos incluem atrasos críticos em processos financeiros e jurídicos, perda de documentos importantes e dificuldade de cobrar retornos quando uma demanda não é atendida. A falta de governança sobre o que está aberto, concluído ou atrasado prejudica a produtividade e a tomada de decisão da liderança, além de criar atritos interpessoais pela falta de clareza nas responsabilidades.

O sucesso será considerado alcançado quando os setores priorizados na POC conseguirem registrar, acompanhar e encerrar solicitações em uma plataforma única. Os critérios incluem a redução de atrasos, a centralização de documentos anexados, a visibilidade gerencial sobre o volume de chamados e a capacidade de medir KPIs básicos, como tempo médio de resposta e gargalos entre áreas, eliminando a dependência do WhatsApp.

A solução proposta deve ser uma plataforma web responsiva para gestão de fluxos de trabalho, simples o suficiente para rápida adoção. A POC foca nos setores Administrativo, Financeiro, TI e na Matriz/Indústrias, com orçamento de até R$ 20 mil. A integração com o ERP TOTVS Protheus não é obrigatória para a POC, mas a ferramenta deve permitir a padronização e o rastreamento das demandas essenciais.